Standar Prosedur Operasi
Prosedur SOP Lemari Pendingin
1. Matikan lemari pendingin sebelum mulai proses pembersihan.
2. Pindahkan semua produk dari lemari pendingin dengan cepat ke dalam dos kosong (atau kotak tahan panas jika tersedia). Jaga agar jangan sampai ada obat yang kontak langsung dengan lantai.
3. Jika lemari pendingin cadangan tersedia, maka pindahkan obat ke lemari pendingin cadangan tersebut, hingga prosedur pembersihan selesai.
4. Setelah lemari pendingin kosong, bersihkan mulai dari bagian dalam dan luar dengan kain basah untuk menghilangkan kotoran ataupun noda. Gunakan sabun/deterjen jika dibutuhkan.
5. Tutup pintu lemari pendingin dan nyalakan lemari pendingin tersebut.
6. Setelah sekitar setengah jam, periksa bahwa temperatur lemari pendingin berada dalam batas dengan menggunakan termometer.
7. Pindahkan kembali dengan segera semua produk ke dalam lemari pendingin, pada tempat yang sudah diatur (ditetapkan) dan dilakukan dengan rapi.
8. Tutup segera pintu lemari pendingin dan isi slip pada lemari pendingin, disertakan waktu, tanggal, dan paraf/tanda tangan staf yang membersihkan, serta tanda tangan supervisor.
9. Dilakukan pencatatan pada lembar pencatatan khusus untuk pemeliharaan sebagai bukti bahwa telah dilakukan pembersihan oleh staf.
10. Dilakukan pemeriksaan lemari pendingin yang telah dibersihkan dan ditandatangani oleh farmasis/supervisor sebagai bukti bahwa telah dilakukan pemeriksaan.
Prosedur SOP Pembersihan Lantai
1. Membersihkan lantai dengan spesifik / membagi waktu
2. Gunakan kain yang bersih/ pel untuk membersihkan
3. Menggunakan ember bersih, air bersih dan desinfektan
4. Bersihkan seluruh lantai dengan hati-hati. Hilanhkan semua tanda / noda yang sukar dihilang.
5. Ganti airnya dengan air bersih, jika perlu
6. Buang air kotor di wastapel, bersihkan pel dan baskom dan Simpan ditempat yang ditentukan, sehingga mudah ditemukan
7. Meregistrasi setelah pembersihan dilakukan
8. Pembersihan dapat dilakukan dengan menggunakan mopstik atau kain dengan tangan ( bergantung karena keputusan farmasis)
9. Ulangi membersihkan lantai setiap hari dan bila perlu ulangi dua kali sehai pada musim hujan, karena lantai lebih sering kotor.
Prosedur SOP Alkes
1. Sambut pasien dgn sapa & senyum
2. Pahami apa yang pasien butuhkan
3. Pahami hal-hal non teknis yg pasien butuhkan mengenai alat yang digunakan
4. Persilahkan pasien memasuki ruangan khusus pelayanan ( Ruangan Farmasis )
5. Jika AA/Pramuniaga yg menangani pasien ia harus merujuk ke Apoteker u/ ditunjukkan cara penggunaannya
6. Ambillah dan tunjukkan alat tsb pada pasien
7. Jika pasien baru pertama kali menggunakannya, maka ia memerlukan arahan u/ cara pakainya
8. Pemastian cara penggunaan alat oleh pasien
9. Jelaskan dgn rinci mengenai harga, keamanan penggunaan, garansi alat,dll
10. Bila ada kepastian pembelian, maka buatlah nota penjualan
11. Kemasi dgn baik alat yang dibeli
12. Berikan bonus pada pelanggan, setelah dilakukan pembayaran
13. Menawarkan bantuan/informasi apabila suatu saat pasien menemui kesulitan dlm penggunaan alat tsb
Prosedur SOP Dispensing
1. Menerima resep.
a. Menyapa pelanggan sambil tersenyum.
b. Membuat kontak mata dan menerima resep dalam cara bermartabat.
2. Memeriksa resep.
a. Resep diperiksa legalitasnya & mudah dibaca.
b. Membaca resep dengan benar meliputi nama, indikasi, dosis,kuantitas obat. Konfirmasikan dengan
senior ahli farmasi atau apoteker ,untuk menghindari keraguan.
c. Jika resep ini meragukan , konfirmasikan dengan dokter melalui telepon.
3. Periksa ketersedian stok semua obat-obatan yang akan diberikan
4. Menyimpan obat – obatan dalam wadah di depan pelanggan
5. Memberikan informasi yang relevan ke pelanggan, dan menjelaskan instruksi tentang pemakaian obatnya, penyimpanannya dll
6. Dilanjutkan dengan penagihan setelah konfirmasi dengan pasien atau pelanggan.
7. Sebelum penagihan ,periksalah resep untuk memastikan bahwa obat-obatan yang diserahkan adalah benar
8. Setelah penagihan petugas mengumpulkan tagihan dan berdasarkan peraturan harus ditanda tangani oleh seorang apoteker
9. Memberikan tagihan asli kepada pelanggan dan menyimpan copiannya
10. Kemasan obat dimasukan dalam bingkisan disimpan bersama dengan tagihan
11. Setelah pembayaran tagihan,memastikan penyampaian yang benar dan memberikan bingkisannya ke pelanggan
Prosedur SOP Expire Goods
1. Mempertahankan designated area/lemari atau rak untuk menyimpan barang kadaluarsa
2. Cukup kawasan label”Kadaluarsa BARANG NOTFOR SALE”. Tanda ini harus dibaca dan mudah terlihat
3. Menetapkan tanggungjawab untuk penanganan barang kadaluarsa ditujukan untuk personil
4. Sebelum produk barang kadaluarsa ini disimpan dilemari mendaftar membuat entri dalam ‘kadalauarsa barang’ untuk tujuan ini dipelihara secara khusus
5. Kadaluarsa barang yang baik kembali kepada stockist atau pabrikan atau ikut meletakkan panduan untuk perawatan barang kadaluarsa
6. Peningkatan barang kadaluarsa bersamaan dengan kadaluarsa dari barang rak, mendaftarkan dengan membuat entry lagi dan dipertahankan
7. Dalam keadaan tidak harus expired goods akan disalurkan
8. Dalam kasus tertentu strip dipotong,dll yang tidak akan diambil kembali oleh stockist, dan yang sesuai tindakan harus diambil.
Prosedur SOP Pelayanan Resep
1. Saat melayani resep, berikan perhatianmu pada pasien, jangan mencoba melayani 2 resep sekaligus dalam satu waktu
2. Saat menerima resep, periksa baik-baik kelengkapannya, ketepatannya dan kelegalannya
3. Melangkah menuju rak obat yang dibutuhkan
4. Cek nama, dosis, bentuk dan kekuatan obat yang diresepkan
5. Saat mengambil obat, ambil obat tersebut dari depan atau dari kanan (obat-obat yang kadaluarsanya masih lama disimpan dibelakang atau bagian kiri)
6. Cek kadaluarsanya
7. Letakkan semua obat yang telah diambil pada konter didepan pasien
8. Setelah menerima persetujuan pasien, proses penagihan dilakukan
9. Saat penagihan, tempatkanlah obat di kotak yang telah disediakan untuk penagihan
10. Buat tanda terima untuk pasien yang berisi nama obat, nomor batch, tanggal kadaluarsa dan harga obatnya
11. Setelah penagihan, letakkan obat di kotak yang tersedia, siap untuk dikemas
12. Pastikan bahwa keduanya,orang yang melayani resep sama dengan orang yang menyiapkan tagihan serta menandai tagihan(setidaknya salah satu diantara mereka adalah seorang ahli farmasi)
13. Kirim obat ke kasir dan serahkan pada pasien setelah mereka membayar tagihannya
14. Setelah selesai melayani resep, stempel resep dengan stempel ”OBAT TELAH DISERAHKAN” untuk mencegah penyalahgunaan obat
15. Sebelum pasien meninggalkan apotek, jelaskanlah pada pasien mengenai aturan dosisnya, jenis diet, tindakan pencegahan khusus, dan sampaikan harapan anda akan kesembuhannya.
16. Setelah melayani resep, pastikan tidak ada kotak kosong atau potonan strep yang tertinggal diatas konter. Kembalikan obat-obat ke raknya masing-masing
Prosedur SOP Rekam Medik
1. Mencantumkan semua rincian data personal
· Nama lengkap
· Alamat
· Umur
· Jenis Kelamin
2. Mencatat kondisi atau penyakit yang diderita pasien (kronik atau akut)
3. Mencatat semua rincian pengobatan yang diterima oleh pasien selama tahun sebelumnya atau lebih
· Nama obat
· Potensi/kekuatan
· Dosis yang diperoleh
· Durasi untuk obat yang dikonsumsi
4. Mencatat reaksi alergi atau hipersensitivitas terhadap obat-obat yang sebelumnya pernah terjadi
5. Menulis reaksi efek samping, interaksi obat yang dialami oleh pasien dari waktu ke waktu, juga dicatat pengobatan (jika ada), yang diberikan untuk mengatasi reaksi tersebut
6. Menulis ketergantungan terhadap obat yang dialami pasien dan apakah dalam peresepan dokter mengetahui hal itu
7. Termasuk rincian tentang diet pasien atau jika pasien mengkonsumsi minuman alkohol, tembakau, teh atau kopi (catat frekuensi dan jumlahnya)
8. Temukan masalah yang dialami pasien selama pemberian obat misalnya kesulitan dalam menelan sediaan bentuk padat dsb, dan catat hal tersebut
9. Perbaharui rekam medik setiap pasien datang dengan resep atau sekalipun mengkonsumsi obat-obat bebas
10. Menyimpan rekam medik pasien dalam urutan alfabet (baik manual atau sistem komputerisasi), tiap nama keluarga pasien untuk memudahkan dalam pencarian kembali
11. Mencantumkan tanggal kapan catatan baru dibuat pada saat itu juga
12. Jika anda mencantumkan tanda terperinci (jika manual) atau mencantumkan nama anda/password/kode (jika dikomputerisasi)
13. Untuk catatan yang dikomputerisasi pertahankan sebuah kode untuk mengakses rekam medik, diperlihatkan hanya pada farmasis yang menangani rekam medik pasien. Ubah kode ini tiap bulan untuk mencegah perubahan disengaja. Simpan rekam medik manual dalam keadaan terkunci
14. Simpan dan pelihara semua data dan informasi yang berhubungan dengan pasien degan suatu cara yang menyisakan rahasia dan hanyadapat diambil oleh orang yang dikuasakan
15. Bagi data ini dengan tenaga kesehatan profesional hanya dengan permintaan khusus oleh pasien demi kepentingan pasien
Prosedur SOP Pengemasan
1. Setelah obat siap untuk diberikan kepada pasien, berikan bukti pembayaran yang asli kepada pasien, dan simpan salinan pembayaran obat dari pasien pada suatu kotak yang terpisah.
2. Sementara pengemasan obat dilakukan apoteker memastikan/memverivikasi bahwa obat yang akan dikemas terdapat pada etalase apotik. lalu obat dimasukkan dalam kotak bersama dengan bukti pembayaran.
3. Setelah dilakukan verivikasi, kotak obat ditempatkan dalam paper bags atau carry bags.
4. Berhati-hati dalam membawa kotak obat dalam paper bags/caryy bags. Tutup dan segel tas tersebut.
5. Kotak obat diberikan kepada pasien setelah melihat bukti pembayaran yang asli.(seperti materai atau nota asli).
6. Pada tahap berikutnya,cek bahwa kotak obat telah diberikan kepada pasien,dan simpan salinan bukti pembayaran.
7. Sementara obat diberikan kepada pasien,diwajibkan memberikan penjelasan mengenai pemeliharaan dan tempat pemyimpanan yang sesuai.
8. Dalam pengemasan bahan yang harus berada pada lemari pendingin, dapat disediakan kemasan khusus, sebagai alternatif dalam kemasan diberi potongan es atau kantong plastik/tas yang berisi kotak obat dibungkus kembali dengan plastik yang telah diisi dengan potongan es. Hal ini dimaksudkan untuk menjaga atau mempertahankan temperatur.
9. Berhati-hati dalam mengemasi botol-botol obat untuk mencegah kerusakan.
10. Ketika mengemas satu ampul, ampul harus dibungkus dengan kapas lalu dimasukkan dalam amplop kecil,kemudian ditempatkan dalam kotak obat lalu kotak dimasukkan dalam paper bags/carry bags untuk mencegah kerusakan.
11. Apabila mendapatkan resep obat-obat dari dokter hewan, kemasan atau kantung-kantung obat sebaiknya dipisahkan dengan kantung obat untuk penggunaan manusia.
Prosedur SOP Personal Hygiene
1. Ketika memasuki apotek, cucilah tangan dengan sabun atau larutan desinfektan. Cuci kedua tangan setiap saat karena tangan dapat dengan mudah terkena kotoran seperti debu, dll
2. Gunakanlah celemek yang bersih dan rapi selama jam kerja
3. Setelah makan siang dan masuk kamar kecil, cuci tangan hingga bersih dengan sabun atau desinfektan.
4. Tidak makan di tempat penyerahan obat atau mengunyah permen karet selama bekerja.
5. Tidak menyeka tangan / wajah pada celemek.
6. Memelihara kebersihan personal setiap saat (Jaga agar kuku tetap rapi dan bersih)
Tambahan :
Ø Pria : Bercukur rapi dan menjaga rambut tetap pendek.Berpakaian bersih dan rapi
Ø Wanita: Hindari memanjangkan kuku dan mengecat kuku tangan. Rambut panjang diikat dan harus bersih. Berpakaian bersih dan rapi.
Prosedur SOP Penerimaan Barang Dari PBF
1. Barang tiba à APA/karyawan yang ditugaskan periksa :
• Kesesuaian barang-surat pesanan
• Kondisi barang
• Kesesuaian supplier-surat jalannya
2. Barang yang tidak sesuai pesanan/cacat à dikembalikan ke supplier
· Catat dalam berita acara pengembalian barang
· (2 rangkap)
· Ditandatangani APA/yang bertugas
· Disertai stempel apotek dan PBF
3. Memenuhi syarat à catat dalam Berita Acara Penerimaan Barang dan Berita Acara Serah Terima Barang (2 Rangkap)
4. Masukkan barang dalam ruangan khusus (RUANG KARANGTINA) yang terpisah dengan barang-barang yang telah ada sebelumnya. Lakukan pemeriksaan lebih lanjut : nama obat, kadar, bentuk sediaan dll.
5. Catat ke dalam stok obat Pindahkan barang ke dalam kamar penyimpanan dan dikelompokkan sesuai spesifikasi masing-masing
6. Catatan berita acara serah terima barang à komputer (bank data)
Prosedur SOP Pemeriksaan Kadaluarsa
1. PEMERIKSAAN TANGGAL KADALUARSA OBAT SECARA BERKALA ( 1 / 2 / 3 BULAN )
2. SELAIN KETENTUAN DIATAS, MELAKUKAN PEMERIKSAAN TANGGAL KADALUARSA PADA SAAT DISPENSING( PENYERAHAN OBAT )
Ketentuan
a. Menunjuk personil yang bertanggung-jawab
b. Pemeriksaan terpusat pada 1 rak
c. Cek masing-masing tgl kadaluarsa dari tiap obat
d. Memeriksa obat yg tanggal kadaluarsanya dekat (1atau 2 bulan)
e. Keluarkan obat yang telah kadaluarsa dan tempatkan terpisah pada rak/lemari (beri label BARANG KADALUARSA – TIDAK UNTUK DIJUAL )
f. PASTIKAN PROSEDUR INI DIIKUTI
g. PINDAHKAN OBAT YG HAMPIR KADALUARSA PADA RAK TERPISAH UNTUK MEMPERCEPAT PENGGUNAANNYA PADA PROSES DISPENSING
h. MEMBUAT DAFTAR DAN MENCATAT TANGGAL KADALUARSA OBAT UNTUK KEPENTINGAN PENGEMBALIAN ATAU UNTUK DIBUANG
Ketentuan Pada Saat Dispensing
a. Pada saat mengerjakan resep, keluarkan obat dari rak sesuai yang diresepkan
b. Periksa dengan benar tanggal kadaluarsanya
c. Periksa kembali tanggal kadaluarsa obat pada saat penagihan
d. Membuat daftar dan mencatat semua tanggal kadaluarsa obat
Sistem Komputerisasi
a. Sistem ini dilengkapi program yang dapat mengecek tanggal kadaluarsa
b. Sistem ini bertindak sebagai pengingat
c. Tempatkan personel untuk mengecek kadaluarsa obat
d. Cek daftar obat-obat yang mendekati kadaluarsa
e. Ikuti prosedur sebelumnya
f. Selain sistem komputer, perlu pengecekan tanggal kadaluarsa obat secara fisik dan acak.
Prosedur SOP Penerimaan Swamedikasi
1. Menyambut pasien dengan senyuman
2. Mendengarkan permintaan pasien dengan hati-hati: nama, dosis, bentuk sediaan,dll.
3. Jika obat yang diminta pasien harus dengan resep dokter, JANGAN DIBERIKAN
4. Jika nama atau dosis kurang tepat atau tidak familiar atau jika farmasis ragu maka dikonsultasikan dengan senior farmasis/kepala farmasis atau JANGAN DIBERIKAN
5. Jika nama dan keterangan lengkap lainnya tentang obat telah diberitahukan, tanya pasien kondisi apa yang dirasakan pasien karena penyakitnya itu
6. Tanyakan pada pasien apakah obat itu diresepkan oleh dokter atau saran oleh seseorang atau pasien sendiri telah membaca tentang efek obat tersebut
7. Informasikan pada pasien tentang keterangan efek samping dari obat, obat lain yang dapat berinteraksi atau kondisi yang dapat menyebabkannya menjadi lebih buruk.
8. Farmasis sebaiknya memberikan obat hanya setelah pasien disadarkan pada semua hasil/efek obat.
